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Jesús Castillo

Esta familia de programas permite llevar a cabo un trabajo en grupo y ofrece el soporte necesario para elaborar un proyecto compartido junto con otras personas. Es indudable que los frutos de esta colaboración son mayores que los conseguidos a partir del trabajo individual, sobre todo cuando se trata de realizarlo dentro de una empresa u organización donde se busca el máximo rendimiento. Es dentro del contexto de las Intranets en donde se encuentran más desarrollados estos programas que integran sistemas que facilitan su realización, coordinación y comunicación de eventos, tareas éstas fundamentales cuando se trata de compartir tanto una labor concreta como los documentos, por lo que su implementación en estas herramientas es esencial. Así pues, el intercambio de información, su gestión y control constituye el núcleo central del trabajo de los modelos groupware.

BSCW (Basic Support for Cooperative Work) amplía este concepto y lo extiende al web, donde la colaboración se lleva a cabo básicamente a través de las listas de distribución y correo electrónico. El envío de documentos a través de estos canales es constante y, junto con el servicio de news, constituyen la oferta de Internet para el trabajo en grupo. Con la proliferación de las Comunidades Virtuales de Usuarios de carácter profesional, la necesidad de dar un soporte eficaz a esas tareas es cada vez más importante. BSCW hace posible entender la Red como un lugar en donde elaborar un proyecto, manipular la información y no sólo leerla o tener acceso a ella, pues admite su modificación.

Aporta una gran variedad de utilidades en lo referente al desarrollo de tareas en grupo como, por ejemplo, creación de zonas para el trabajo colaborativo, entrada restringida a esas áreas y limitar sus posibilidades para la manipulación de la información mediante derechos otorgados a los usuarios sobre los documentos. Éstos pueden ser textos, imágenes, sonidos, anotaciones sobre los mismos, comentarios, listas de direcciones, etc. y desde estas zonas se permite compartirlos y almacenarlos, siempre disponibles para el resto de los miembros.

Para empezar a usar BSCW sólo se requiere el uso de un navegador web normal, que lleve incorporado un transmisor de documentos que admita autentificaciones básicas para poder subirlos desde el ordenador local al servidor. Aparte, se necesitan tres condiciones básicas: dirección de correo electrónico, nombre de usuario y palabra clave, los dos últimos se establecen en el momento de registrarse como cliente y son el método de asegurar el acceso controlado a las áreas.

A la hora de organizar las zonas de trabajo compartido hay que tener muy presente cuales son las características del sistema para poder establecer un control sobre las operaciones que va a soportar. Por lo tanto, desde un punto de vista elemental, estas zonas pueden contener diferentes tipos de objetos:

• Carpetas. Son las contenedoras de los documentos y hay que indicar que si el número de usuarios que alberga es único, es una carpeta; mientras que, por otra parte, si son varios se convierten en zonas de trabajo compartido.

• Documentos. BSCW admite la manipulación de numerosos tipos de ficheros y soporta diferentes formatos de texto, bases de datos, incluso archivos comprimidos.

• Artículos. Pueden compararse, a un nivel muy básico, a una pequeña lista de distribución dentro de la zona de trabajo pues permiten entablar "diálogos" no simultáneos con el resto de miembros sobre los tareas que se comparten.

• Enlaces a otras páginas web.

• Citas y reuniones. BSCW aporta una serie de mecanismos que admiten la posibilidad de establecer reuniones o encuentros virtuales entre sus miembros para la solución de todo tipo de problemas. De este modo, es posible organizarlas mediante videoconferencia Mbone o chat a través de un sencillo sistema de calendario y planificación.

El tema de los derechos de acceso es uno de los puntos fundamentales a la hora de organizar el espacio de trabajo con otros usuarios. Es posible establecerlos mediante grupos, de forma individual o en relación con cada uno de los documentos que se comparten. Una vez que se ha diseñado todo el sistema, es conveniente definir qué usuarios podrán realizar según qué tareas dentro del área de trabajo. Los derechos son muy variados y pueden ser agrupados en relación a su naturaleza y objetivos a conseguir: acceso a las carpetas y documentos, acciones de edición, posibilidad de añadir nuevos objetos, capacidad para invitar o expulsar a otros miembros. Aunque el sistema las adjudica por defecto, pueden ser modificados y redistribuidos siempre que se desee y de acuerdo con las necesidades que vayan surgiendo en cada caso.

Gracias a estos privilegios se pueden definir, básicamente, tres tipos de miembros dependiendo del grado de participación que disfrutan:

• Administradores: son los gestores de cada zona pues poseen todos los derechos con la capacidad de invitar o expulsar a otros.

• Miembros comunes: normalmente es el grupo de usuarios más numeroso aunque sus capacidades suelen estar limitadas.

• Anónimo: no se le puede considerar como usuario habitual puesto que no se encuentran registrados como tal. Esta clase de miembro permite que una persona sin identificador ni palabra clave acceda a una carpeta sin tener que pasar por el control inicial de entrada a BSCW para leer puntualmente un documento. También puede aplicarse para hacerlo público mediante un simple enlace incorporando, por ejemplo, a una página web la URL donde se puede encontrar.

Otra de las aplicaciones que presenta este sistema es la posibilidad de realizar consultas tanto en el web, a través de buscadores, como en las diferentes carpetas de las zona de trabajo de las que se es miembro. En el primer caso los resultados se pueden almacenar en una carpeta establecida para ello.

Como inconveniente, señalar que muchas de las características del groupware para Intranet son difíciles de implementar en aplicaciones para Internet, y la razón se encuentra en su propia filosofía y las características del web, ya que trabaja con de una arquitectura cliente-servidor que no permite la comunicación sincrónica cliente-cliente y el trabajo simultáneo de varios usuarios con un mismo documento. De cualquier forma, BSCW por sí mismo ofrece soluciones a estas cuestiones que tienen como objetivo dar a conocer a todos los miembros qué es lo realizado en la zona de trabajo de la cual se es miembro.

Una de estas aplicaciones es el sistema de notificación de eventos, que informa a los usuarios sobre las actividades llevadas a cabo en las diversas zonas. En un entorno de estas características es normal que se produzcan diferentes operaciones sobre los documentos y es necesario que el resto de usuarios sepan en todo momento cuáles son. Es decir: si el documento ha sido leído, modificado, (en ambos casos puede ser conveniente saber por quién), si ha sido trasladado de una carpeta a otra o si se ha creado un nuevo objeto dentro de dicha zona.

Esta información es posible obtenerla de diversas formas, siendo la más cómoda el envío de mensajes de correo electrónico que el sistema realiza automáticamente. Otra opción muy útil es la posibilidad de crear un historial con las versiones creadas de un mismo documento que refleje sus modificaciones para poder dar marcha atrás en cualquier momento.

La mayor parte de los sistemas groupware están compuestos de funciones workflow para la automatización de las fases y tareas del trabajo en grupo. Una de las técnicas que incorpora BSCW en este sentido es el uso del correo electrónico para suministrar información sobre las tareas que se realizan en las zonas, sobre todo en lo relativo a la convocatoria de reuniones, pues se les comunica automáticamente a cada uno de los invitados.

Quizá, el gran problema a la hora de intentar instaurar este sistema en el colectivo científico es el mismo que el presentado en los sistemas groupware implantados en las empresas: la actitud de las personas ante una nueva forma de colaboración. Consecuentemente, la dificultad principal es que los individuos involucrados no siempre están dispuestos a un cambio en su sistema habitual de trabajo y a la transformación que supone utilizar BSCW para realizar este tipo de intercambio, a pesar de las ventajas y servicios integrados que presenta.

Por último, se presentan dos modelos de actuación en cuanto a la aplicación de las herramientas integradas en BSCW en torno a dos ejemplos: para la realización de una revista y como apoyo a la docencia. En ambos casos, se diseñan las zonas de trabajo teniendo en cuenta los siguientes puntos:

• Analizar el proceso que se sigue de forma general.

• Decidir que personas van a formar parte del equipo que comparte las zonas.

• Implementar ambas estructuras en BSCW en relación con los usuarios y sus derechos para acceder a la información.

Jesús Castillo Vidal
 ajcvidal [at] ugr [dot] es