Emilio Ampudia y Rosa Mª Martín
Introducción
En la Facultad de Informática de Barcelona (Universidad
Politécnica de Cataluña) se imparten en estos momentos cuatro
planes de estudios: Ingeniería de Informática, Ingeniería
Técnica de Informática de Gestión e Ingeniería
Técnica de Informática de Sistemas y la Licenciatura de
Informática (en vías de extinción).
En el cuatrimestre actual se han matriculado 3.096 estudiantes y 235 profesores
de siete departamentos diferentes imparten 96 asignaturas (de las 135
asignaturas posibles). La administración y los servicios de la FIB se
apoyan en 50 miembros del Personal de Administración y Servicios y en
becarios colaboradores.
La comunicación entre los diferentes miembros de la Facultad es
imprescindible para el buen funcionamiento del centro. Para agilizar dicha
comunicación se optó ya hace tres años por la
publicación de la información en un entorno WWW. Web y correo
electrónico, son las principales herramientas de trabajo a las cuales
tienen acceso todos los colectivos de la facultad (incluidos los
estudiantes).
Los estudiantes pueden acceder a estos servicios desde cualquiera de las 14
aulas informáticas de la Facultad equipadas con 245 equipos
informáticos (120 terminales VT, 95 PCs y 30 terminales X).
También pueden acceder a ellos desde su casa utilizando el servicio de
acceso remoto de la Universidad o a través de un proveedor de Internet.
Los profesores normalmente disponen de equipos informáticos con
interface gráfico (PC, terminal X o estación de trabajo) en sus
despachos o en alguna sala común equipada por el departamento al que
pertenecen. En este caso el acceso al servicio WWW de la Facultad se realiza
utilizando la red troncal de la Universidad. Al igual que los estudiantes,
también pueden acceder desde cualquier punto de la Internet.
El Servicio de Información WWW general
La información ofrecida a través de WWW al público en
general desde la URL
http://www-fib.upc.es/ es:
- Información general de la Facultad: equipo directivo, historia, plano
de situación.
- Información académica: Guías docentes, planes de
estudio, normativas, programas de asignaturas, calendario académico,
calendario de exámenes, horarios y aulas de las clases, oferta de
proyectos final de carrera.
- Programas de intercambio de estudiantes.
- Programas de cooperación educativa y bolsa de trabajo.
- Biblioteca.
- Laboratorio de Cálculo (normas, recursos, servicios, avisos urgentes,
etc.).
- Asociaciones de estudiantes.
- Órganos de gobierno (reglamentos, actas, etc.).
- Noticias (cursos, becas, congresos, concursos, etc.).
Los servicios de información internos
Ante la gran aceptación del servicio de información, se
decidió aumentar los servicios ofrecidos a través del WEB por
medio de aplicaciones más específicas destinadas a los
principales colectivos de la Facultad: estudiantes (el "Racó de
l'Estudiant") y profesores (el "Racó del Professor"). El tratamiento por
perfiles evita la dispersión de información ocasionada por el
gran volumen de información disponible y permite ofrecer servicios
concretos en función de las distintas necesidades de estos colectivos.
Estos servicios actúan como herramientas de gestión
académica (pues además de simplificar el acceso a la
información académica, permiten capturar información
relevante como la Guía Docente) y como herramientas de soporte a la
docencia, facilitando la comunicación entre los profesores y
estudiantes.
Todas las herramientas presentadas en este documento pueden utilizarse desde
cualquier lugar de Internet (lo que permite a nuestros usuarios trabajar y
consultar información desde su casa), pues están basadas en
tecnología de WWW, CGIs y JAVA.
El "Racó de l'Estudiant"
El acceso a la información especifica de los estudiantes se realiza a
través del "Racó de l'Estudiant". Mucha de esta
información es confidencial, por lo que está protegida por un
identificador de usuario y una contraseña. Una vez identificado, el
alumno tiene acceso a:
- Información general de las asignaturas de las que está
matriculado: profesor (nombre, dirección de correo
electrónico, página de web), programa, forma de
evaluación, bibliografía, etc. Esta información
está recogida en la "Guía Docente" de la Facultad. Ocasionalmente
da acceso a información ampliada sobre la asignatura residente en otros
servidores.
- Avisos sobre dichas asignaturas: convocatorias de exámenes,
enunciados prácticas, etc.
- Notas de las asignaturas (información restringida a los
estudiantes y profesores de cada asignatura).
- Foros de discusión de asignaturas (en los que únicamente
pueden participar los estudiantes y profesores de la asignatura).
- Expediente académico. Esta información está
restringida al estudiante y al personal autorizado y se extrae de la base de
datos de gestión académica.
- Puntualmente otras informaciones de carácter confidencial o de
acceso restringido como el orden de matriculación.
Excepto la información extraída de la base de datos de
gestión académica, el resto de infor-maciones presentadas al
estudiante son introducidas por el profesor desde "Racó del Professor"
Toda la información accesible desde el "Racó de l'Estudiant"
(excepto la fotografía) puede visualizarse desde clientes WEB no
gráficos como LYNX, para facilitar su consulta desde los terminales VT
instalados en las aulas informáticas.
El "Racó de l'Estudiant" se ha convertido en la principal fuente de
información de los alumnos, gracias a su comodidad de acceso y
rápida actualización.
Según una encuesta realizada a 1540 estudiantes durante el periodo de
matrícula de Septiembre de 1997 para evaluar la calidad de los servicios
de la Facultad el 67% afirman que la información que obtienen del
"Racó de l'Estudiant" es satisfactoria.
El "Racó del Professor"
El "Racó del Professor" incluye las funcionalidades necesarias para el
desarrollo de las principales necesidades de un profesor de asignatura. Dentro
de los profesores, se hace una distinción según su perfil: por un
lado el profesor responsable de la asignatura y por otro, el resto de
profesores que la imparten. Esta distinción se realiza para acotar las
restricciones de acceso al Racó.
El "Racó del Professor" dispone de una ayuda interactiva que facilita su
uso y resuelve las dudas más frecuentes. No obstante, se ofrece un
servicio de soporte continuo (a través de correo electrónico,
telefónico y visitas a los despachos de los usuarios) y una labor
informativa constante, sobre todo para vencer las reticencias iniciales.
Después de dos cuatrimestres de experimentación con estas
aplicaciones, la mayoría de profesores valoran muy positivamente su
existencia.
Actualmente el "Racó del Professor" ofrece las siguientes
funcionalidades:
- Actualización/consulta de la información de la asignatura en
la Guía Docente.
- Gestión de avisos y notas de la asignatura.
- Listados de estudiantes.
- Proyectos de final de carrera. Con esta opción, los profesores
pueden introducir y actualizar la información sobre los proyectos de
final de carrera que ofertan. Solicitar los recursos que un estudiante necesita
para realizar un proyecto en concreto o consultar la oferta global de
proyectos.
- Gestión de grupos de prácticas (que permite crear grupos
de prácticas para poder posteriormente extraer listados de esos
grupos).
- Foro de discusión de la asignatura (petición de
creación, administración de los mensajes del foro y acceso a
éste).
- Actualización/consulta de la información de la asignatura en
la Guía Docente Internacional.
Actualización/consulta de la información de la asignatura en la
Guía Docente.
Una de las funciones del profesor responsable es la de mantener
actualizada la información de su asignatura en la Guía Docente.
Esta actualización se realizaba tradicionalmente reportando las
modificaciones de forma impresa al centro. A partir de estos papeles,
surgía la versión impresa y la electrónica.
Para agilizar este proceso, se desarrolló una aplicación que
permitiese al profesor realizar estas actualizaciones directamente sobre un
soporte electrónico, utilizando tecnología WWW. Esta
aplicación empezó a utilizarse en Junio de 1996 para elaborar la
Guía Docente del curso 96/97 y ha permitido reducir considerablemente la
tarea administrativa necesaria para generar la Guía.
La aplicación de Guía Docente permite actualizar la
información que se publica sobre la asignatura: profesor responsable
(nombre, dirección de correo electrónico, URL de su página
personal), URL de la página de la asignatura (con información
adicional como apuntes, otras fuentes, etc.), objetivos docentes, método
de evaluación de la asignatura, carga de trabajo, programa,
bibliografía básica y complementaria. Otros datos
(créditos, requisitos, etc.) se obtienen de la base de datos de
gestión académica. Las modificaciones no se hacen públicas
hasta que han sido validadas por el Jefe de Estudios. Una vez publicada,
cualquier usuario de Internet puede consultarla. También se imprime un
número reducido de ejemplares de ésta.
Para poner en marcha el proceso de actualización de la Guía
Docente vía web, fue necesario activar los mecanismos de soporte y
formación adecuados, así como desarrollar otras herramientas que
permitiesen al Jefe de Estudios o a la persona responsable de
Coordinación Académica hacer un seguimiento de las
actualizaciones realizadas. Estas herramientas además permiten hacer
extracciones de informaciones determinadas (p.ej. generar listas de
distribución de profesores responsables, obtener toda la
bibliografía básica necesaria para la Facultad, etc.).
La información sobre la asignatura no incluida en la Guía Docente
puede ofrecerse desde páginas web adicionales a las que se apunta desde
la propia Guía. Estas páginas pueden estar en ordenadores de la
Facultad o en los de los diferentes departamentos.
Gestión de avisos y notas
Esta aplicación permite a los profesores mantener un contacto directo
con los alumnos.
El objetivo del servicio de publicación de avisos es dotar al
profesor con una herramienta para introducir y gestionar los avisos sobre su
asignatura (cambios de horario, convocatorias de exámenes, enunciados de
problemas, soluciones de exámenes, etc.) de forma que pueda comunicarse
directamente con los estudiantes matriculados de su asignatura (aunque todos
los estudiantes de la Facultad pueden consultar esta información).
Un tipo especial de avisos son las convocatorias de examen que siguen un
formato rígido. El resto de avisos pueden introducirse con texto libre
o a partir de archivos locales de diferentes formatos (entre ellos el
hipertexto). El profesor determina la fecha de caducidad de los avisos para que
éstos se borren automáticamente. También puede borrar
explícitamente un aviso o editarlo.
Las notas se introducen de forma similar a los avisos pero el
tratamiento que se hace de éstas asegura su confidencialidad.
Sólo los estudiantes de la asignatura pueden acceder a esta
información.
Se ha creado también la figura del "administrador de los avisos y
notas", que puede consultar/modificar todos los avisos y notas y que recibe una
notificación cuando alguien actualiza esta información (con lo
que puede eliminar avisos erróneos, notas no protegidas, etc.).
Listados de estudiantes
Desde el curso 96-97 durante el proceso de matrícula se obtiene la
imagen digitalizada de todos los estudiantes. Esta información, junto
con la obtenida de la base de datos de gestión académica, permite
elaborar los listados y fichas de clase.
Desde la aplicación de listados, se puede consultar (e imprimir) en
diferentes formatos la información relevante que la facultad pone a
disposición de los profesores sobre los estudiantes matriculados de su
asignatura. El profesor puede seleccionar los campos que desea que aparezcan en
el listado y el tipo de ordenación o puede extraer listados de formatos
ya predeterminados.
Conclusiones
Los servicios actuales se utilizan frecuente y satisfactoriamente (ver
estadísticas y datos sobre las encuestas). Además de agilizar los
procedimientos de gestión de la Facultad, permiten aumentar el grado de
comunicación entre los estudiantes y profesores y otorgan al profesor
más independencia de la administración de la Facultad.
Sin embargo, hasta llegar aquí nos hemos encontrado con diversas
dificultades, de las cuales destacaríamos:
- Integrar el sistema de gestión académica existente con el
sistema de información vía web, aunque en estos momentos se
está haciendo una reingeniería de la gestión
académica basada ya en tecnología WWW.
- La falta de directrices legales claras y escritas sobre la publicidad o
confidencialidad de los datos.
- Las reticencias iniciales de algunos profesores, salvadas mayoritariamente
gracias al servicio de soporte continuo.
- Garantizar el acceso universal a los estudiantes, teniendo en cuenta los
equipos informáticos disponibles en las aulas.
- La falta de herramientas de desarrollo adecuadas cuando se inició el
desarrollo de estos servicios.
- La necesidad de mantener una formación constante sobre una
tecnología en continua evolución.
En estos momentos estamos trabajando en diferentes aplicaciones o proyectos
para mejorar o ampliar los servicios del "Racó del Professor" y
"Racó de l'Estudiant". Algunos de ellos son:
- Horarios personalizados de los estudiantes y profesores (incluidas las horas
de consulta).
- Utilización de tarjetas inteligentes para realizar la
autentificación usando certificados (ver http://www-fib.upc.es/HP-philanthropic/hp2.html).
- Herramientas de soporte a la docencia no presencial.
- Integración de otras tecnologías multimedia.
También se están exportando parte de estos servicios a otros
centros de la Universidad (p.ej. los del Campus de Terrassa y Manresa)
Probablemente hay otras necesidades de profesores y estudiantes no cubiertas
actualmente pero el camino ya está despejado (formación de los
usuarios, filosofía de trabajo en red) para poder utilizar estas
tecnologías e incorporar mejoras a lo que ahora tenemos.
Emilio Ampudia y Rosa Mª Martín
Laboratorio de Cálculo
Facultad de Informática de Barcelona
UPC
emilio [at] fib [dot] upc.es
rosam [at] fib [dot] upc.es