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La parte más importante en cualquier conferencia es la preparación. Antes de comenzar una audio conferencia debería:

• Establecer una agenda y publicarla (en una web, por e-mail, bscw, etc...) para todos los participantes.

• Asegurar que todo el material escrito o gráfico de ayuda se distribuya a todos los participantes.
• Publicar las reglas que se van a seguir y el material requerido (micrófonos, software a usar, etc)
• Listar los resultados que se obtienen y archivarlos.
• Priorizar temas a tratar.

Aspectos organizativos

• Designar un moderador para las sesiones
• Empezar con un rueda de presentaciones de los asistentes
• Definir unas minimas normas de organización de la sesión : turnos de palabras
• Sería interesante tener todos los sistemas (audio video etc) preparados antes de compezar la sesion con el objeto de reducir posibles problemas técnicas durante la sesión

1. Para audioconferencias:

   Como oyente, respete al hablante estando atento a su presentación y preguntas.

   Como hablante realice preguntas, busque la realimentación de la gente y llame la atención si se producen conversaciones laterales o perdida de atención.

   Existe un ligero retraso en la transmisión de la señal de audio. De a los participantes la posibilidad de responder a preguntas y comentarios.

   Evite toser o estornudar sobre el micro. No hacer sonar los dedos, hacer ruidos con papel o desviar la conversación. Los micrófonos son muy sensibles y captan cualquier ruido.Intentar mantener cerrado el micrófono mientras no se está interviniendo.

2. Referente a texto y gráficos:

   Es el uso de una herramienta de videoconferencia para compartir archivos o presentaciones o textos durante una audio conferencia.

   Se requiere la misma preparación que en una audioconferencia. Puesto que el chat es compartido, deberían seguirse las mismas reglas de etiqueta en la red comunes en comunicaciones electrónicas. Cuide las formas, evite el uso de mayúsculas que se entienden como gritar. Y si nesita comunicar al a alguien escríbale en privado haciendo doble click en su nombre el la ventana de chat para evitar molestar a los demás participantes.

   Si la videoconferencia ha comenzado y tiene problemas de tipo técnico es preferible escribir en la ventana de chat para no interrumpir al resto de intevinientes.

3. Videconferencias:

   Una adecuada preparacion, introducciones y publicar las reglas generales son pasos importantes antes de empezar la videoconferencia. Hay algunos factores adicionales que debería considerar antes de empezar la videoconferencia.

   1. Ayudas visuales

      Una buena idea es distribuir las ayudas visuales a los sitios distantes como medida de respaldo. Esto no es siempre posible y admemás quedrá que los participantes se centren en la presentación vía videoconferencia. Considere las siguientes ideas para crear ayudas visuales:

      • La fuente más pequeña recomendada en PowerPoint es 32

      • Se recomienda usar la fuente Arial o Futura
      • Use un fondo neutral, facil de leer y apropiado al color del texto (el fondo azul es el mejor)
      • Evite gráficos que no tenga relación directa con la presentación.
      • Use gráficos para hacer la transparencia interesante pero no abuse de ellos.
      • Diseño. Intente crear un aspecto interesante para cada presentación y use un camino lógico para la aparición de textos y gráficos.
      • Regla del siete. Limite sus transparencias a 7 lineas cada una de las cuales no debería tener más de 7 palabras.

   2. Comportamientos/apariencia

      • Planee la situación visual para el receptor.

      • Las videoconferencias capturan el lenguaje corporal además del verbal.

      • Sea usted mismo, hable con naturalidad e imagine que los participantes están en una mesa alrededor suyo.

      • Identifiquse cuando sea necesario. Es conveniente colocar un cartel que indique su nombre y el centro en donde se encuentra.

      • Haga pausas de vez en cuando para que los otros participantes puedan hacer comentarios.

      • Tenga cuidado de donde enfoca la camara. Puede salirse de camara fácilmente sin darse cuenta en mitad de una discusión.

      • Llegar como 15 minutos antes de la hora de inicio.

      • Si va haber varios participantes que no se conocen, empezar la sesión presentándolos.

      • Intente dejar los temas que surjan y no estén en la agenda para futuras videoconferencias.

      • Concluir a tiempo, permitiendo unos minutos para despedirse.

4. Vestimienta

• Evitar grandes cuadros e impresiones que pueden aparecer enfatizados en pantalla.

• Los colores pastel son preferibles al blanco, que puede deslumbrar.

• Si va de blanco una chaqueta oscura ayuda a reducir el deslumbramiento.

• Vigile las prendas con tramas finas para evitar el efecto moirè.