Documentación sobre listas de distribución de correo electrónico (Majordomo)

1. Introducción.

El objetivo de una lista de distribución es el de hacer llegar mensajes a varios usuarios de una vez, en lugar de enviar un mensaje individual a cada uno de ellos. Las listas de distribución son útiles para debatir temas de interés común u organizar grupos de trabajo cerrados cuyos componentes deban estar permanentemente informados del desarrollo de una tarea. Cualquier lista de distribución tiene un administrador de la lista, que se encarga de gestionarla, y usuarios que son los que envían mensajes a la lista para ser distribuidos. Junto a los administradores y usuarios de las listas destaca la labor del administrador del servicio de listas de distribución que se encarga de crear y configurar las listas, designando en su caso un administrador para cada una de ellas. El administrador del servicio de listas de distribución es normalmente personal del servicio de informática de la organización donde se implanta el servicio, el adminstrador de una lista puede ser cualquier persona con dirección e-mail que se haga cargo de ella y aprenda a administrarla.

Para implantar un servicio de listas de distribución en una organización antes es necesario instalar el programa que permita crear, gestionar y utilizar las listas, en nuestro caso este programa es Majordomo en su versión 1.94. La comunicación con Majordomo (o con cualquier otro programa gestor de listas de distribución) se realiza mediante el envío de mensajes de correo electrónico; para ello hay que asignar una dirección e-mail a Majordomo, la elección de esta dirección queda a criterio de la persona encargada de administrar Majordomo; normalmente esta dirección suele ser majordomo@org.es, pero en la comunidad de Red IRIS se aconseja a los administradores de Majordomo usar listserv@org.es como dirección de Majordomo. En cualquier caso cualquier usuario debería poder usar indistintamente una dirección u otra. En esta documentación la dirección de Majordomo se supone que es listserv@org.es.

Majordomo es un programa gestor de listas de distribución . Mantiene bajo su control las listas que se van creando en una organización. El usuario interactúa con Majordomo de dos formas: enviando un mensaje a una de sus listas (por ejemplo ayuda@org.es) para que Majordomo lo distribuya entre sus miembros o enviando un comando a la dirección listserv@org.es para que Majordomo efectúe alguna operación sobre una de sus listas (suscribirlo, desuscribirlo, solicitar información, etc.). Majordomo tiene, además, las siguientes características:

Permite gestionar diversos tipos de lista, restringiendo en todo o en parte alguna de sus características: quién va a poder enviar mensajes a la lista, quienes la van a componer, qué tipo de información se va a poder solicitar, etc.
Permite que, para determinado tipo de listas, un usuario de correo pueda suscribirse por sí mismo, sin necesidad de solicitarlo al administrador de la lista.
Permite delegar la administración de una lista en personal ajeno al servicio de informática de la organización. Esta persona no tiene por qué tener conocimientos informáticos para manejar la lista, le basta con saber utilizar unos pocos comandos.
El administrador de la lista puede realizar su labor desde una ubicación remota, enviando los comandos en el cuerpo de un mensaje de correo electrónico. Majordomo le devuelve la respuesta también a través de e-mail.

2. Glosario de términos

Se relatan a continuación los términos más frecuentemente utilizados en la documentación aportada sobre listas de distribución de correo. Los términos aparecen en orden alfabético. En todos los casos <lista> se sustituye por el nombre particular de cada lista.

Administración de una lista

La administración de una lista es efectuada por el administrador de la lista, el cual se encarga de realizar las siguientes tareas:
- Responder a las cuestiones que los usuarios de la lista le planteen sobre el funcionamiento de la misma
- Informar a los usuarios sobre procedimientos incorrectos de los mismos a la hora de interactuar con la lista
- Informar a los suscriptores de la lista de cualquier acontecimiento que modifique las características de la lista y que afecte al manejo de los usuarios con la lista
- Advertir al servicio de informática de su organización de cualquier anomalía que pueda detectarse sobre el funcionamiento de la lista y que el administrador no sepa resolver
- Leer los avisos que Majordomo envía al administrador de la lista, y que le informan de acciones significativas efectuadas sobre ella por él mismo o por otros usuarios (suscripciones, desuscripciones, intentos fallidos de enviar un mensaje, etc.)
- Si la lista es moderada leer y decidir aprobar o no aprobar los mensajes que son enviados a la lista
- Si la lista es restringida leer y decidir reenviar o no reenviar los mensajes enviados por usuarios no autorizados
- Si la lista es cerrada decidir suscribir/desuscribir a los usuarios que soliciten suscribirse/desuscribirse a/de la lista
- Si la lista es abierta decidir suscribir/desuscribir a los usuarios que intenten suscribir/desuscribir a otros usuarios distintos a él mismo de la lista
  
  Una lista moderada puede ser moderada por una persona distinta al administrador de la lista. Para más información consultar término "Direcciones asociadas a una lista de correo".
Administrador de Majordomo (<listman>@org.es)

La persona encargada de administrar Majordomo en una organización. Recibe solicitudes de creación de listas, las crea y les da una configuración inicial. Delega la administración de la lista en otra persona, que a partir de entonces se encarga de gestionar la lista y (si se le permite) reconfigurarla. La dirección que RedIRIS recomienda asignar al administrador de Majordomo es listman@org.es, pero también podemos dirigirnos a él como majordomo-owner@org.es. Cualquier duda o problema sobre el funcionamiento de Majordomo en una organización puede ser dirigida a estas direcciones.
Administrador de una lista (<lista>-owner@org.es)

La persona encargada de llevar a cabo la administración de la lista. Los usuarios de la lista que quieran consultarle cuestiones a cerca del funcionamiento de la misma deberán enviar sus mensajes a la dirección. Normalmente la administración de una lista incluye la tarea de moderación de la misma, pero esta tarea puede ser realizada por una persona distinta.
Archivos mantenidos por una lista

Determinadas listas pueden tener la facultad de mantener un listado de archivos de texto recuperables mediante el comando get. Así mismo, el comando index nos permitirá averiguar los nombres de los archivos mantenidos, de forma que podamos referirnos a ellos cuando utilicemos get (ver comandos index y get).
Atributos de una lista

Cuando se crea una lista de distribución, se le asignan una serie de atributos que la dotan de unas características particulares. Los atributos de una lista pueden clasificarse según distintos criterios:
- Dependiendo de la política de suscripción (quién puede suscribirse): auto, abierta y cerrada
- Dependiendo de la política de distribución de mensajes (qué se va a hacer con los mensajes que lleguen a la lista): no restringida, restringida y moderada
- Dependiendo de la forma de suscribirse: manual y automática
Cada atributo se explica más detalladamente por separado bajo el término "Lista <atributo>".

Los atributos de distinto criterio se pueden combinar entre sí.
Los atributos de un mismo criterio son mutuamente excluyentes.

Independientemente de estos atributos puede deshabilitarse el uso de algunos comandos para una lista determinada (ver término "Comandos aceptados por una lista")
Claves de administración de una lista

Una lista mantenida por Majordomo puede tener dos claves asociadas (que se definen a la hora de crear la lista):
- una clave de administración de la lista, que el administrador de la lista debe incluír en el cuerpo del mensaje para aprobar suscripciones/desuscripciones o para reconfigurar la lista. Esta clave sólo debe ser conocida por el administrador de la lista
- una clave de moderación, sólo para listas moderadas, que el moderador de la lista debe incluír en el cuerpo del mensaje para aprobar los mensajes rebotados desde listas moderadas. Esta clave sólo debe ser conocida por el moderador de la lista
  
  Las claves del administrador y del moderador pueden ser iguales o distintas entre sí.
Comandos aceptados por una lista

De todos los comandos disponibles en Majordomo, una lista puede aceptar sólo unos pocos. Por ejemplo una lista puede restringir el uso del comando who para evitar que un usuario pueda averiguar los suscriptores de la lista, o puede restringir el uso del comando index para averiguar qué archivos son mantenidos por la lista (caso de que la lista mantenga archivos). La restricción puede aplicarse a todos los usuarios (closed), a todos los usuarios menos a los suscriptores de la lista (list) o a ningún usuario (open).
Confirmación de la suscripción

Mecanismo que obliga a que los intentos de suscripción a cualquier lista (abierta, cerrada o auto) sean confirmados por los usuarios a los que se está intentando suscribir. Este mecanismo se usa para impedir que un usuario suscriba indiscriminadamente a cualquier otro sin su conocimiento. Todas las listas de correo abiertas o auto deberían tener activa esta opción. Para averiguar como responder a una solicitud de confirmación de suscripción lea "Confirmar solicitudes de suscripción a una lista".
Direcciones asociadas a una lista de correo

Todas las listas de correo deben tener asociadas dos direcciones de correo electrónico:

<lista>@org.es: la lista de correo propiamente dicha. Es la dirección a la que hay que enviar los mensajes que queremos se distribuyan entre los componentes de la lista. Los comandos se envían a la dirección especial listserv@org.es. Los comandos se incluyen en el cuerpo del mensaje y hacen referencia a la lista sobre la que se quiere ejecutar el comando (ver ¿Qué se puede hacer con una lista de correo de Majordomo?)

<lista>-owner@org.es: dirección del administrador de la lista. A esta dirección se dirigen los mensajes con consultas de los usuarios, llegan también mensajes y avisos producidos por Majordomo cuando se realiza alguna operación sobre la lista de la que el administrador debe estar informado (ver "Mensajes de notificación recibidos por los administradores de las listas").

Si una lista es moderada puede añadirse una dirección que libere al administrador de la tarea de moderar la lista, esta dirección es <lista>-moderator@org.es.

Si una lista es cerrada o abierta puede añadirse una dirección que libere al administrador de la tarea de aprobar suscripciones/desuscripciones, esta dirección es <lista>-approval@org.es.

Normalmente las direcciones <lista>-owner@org.es, <lista>-moderator@org.esy lista>-approval@org.es pertenecen a una única persona (el administrador de la lista), por lo que un administrador no debe extrañarse de que los mensajes de aviso de Majordomo le lleguen con cualquiera de estas direcciones de destino.
Lista de correo

Lista con las direcciones de correo electrónico de los usuarios que integran la misma. Mandar mensajes a la lista equivale a mandarlos a la dirección <lista>@org.es.
Listas abiertas

Una lista es abierta cuando cualquier usuario puede suscribirse/desuscribirse por sí mismo, mandando un comando subscribe/unsubscribe.Por contra, un usuario no puede suscribir/desuscribir a otro usuario, estos intentos son rebotados al administrador de la lista, que decidirá aprobar la suscripción/desuscripción de dicho usuario o no aprobarla. Un mensaje de advertencia es enviado al usuario que originó la petición.

Si la lista abierta tiene el atributo adicional de confirmación de la suscripción, todas las suscripciones que se intenten realizar deberán ser confirmadas por el usuario al que se está intentando suscribir.
Listas auto

Una lista es auto cuando cualquier usuario puede suscribir/desuscribir a sí mismo o a cualquier otro usuario, mandando un comando subscribe/unsubscribe.Si la lista auto tiene el atributo adicional de confirmación de la suscripción, todas las suscripciones que se intenten realizar deberán ser confirmadas por el usuario al que se está intentando suscribir.
Listas automáticas

Una lista es automática cuando los usuarios suscritos a la misma no han tenido que mandar un comando suscribe para suscribirse. Del mismo modo la desuscripción no exige que el usuario mande un comando unsubscribe. La suscripción/desuscripción se hace automáticamente cada cierto tiempo según un criterio determinado.
Listas cerradas

Una lista es cerrada cuando sólo acepta comandos subscribe/unsubscribe del administrador de la lista. Los intentos de suscripción/desuscripción provenientes de cualquier otro usuario son rebotados al administrador de la lista que decidirá aprobar la suscripción/desuscripción o no aprobarla. Un mensaje de advertencia es enviado al usuario que originó la petición.

Si la lista cerrada tiene el atributo adicional de confirmación de la suscripción, todas las suscripciones que se intenten realizar deberán ser confirmadas por el usuario al que se está intentando suscribir.
Listas manuales

Una lista es manual cuando los usuarios suscritos a la misma han tenido que mandar un comando suscribe para suscribirse. Del mismo modo la desuscripción exige que el usuario mande un comando unsubscribe.
Listas moderadas

Una lista es moderada cuando los mensajes que se envían a la misma son desviados a un moderador, que se encarga de supervisarlos antes de redistribuirlos entre los suscriptores de la lista (si lo considera oportuno)
Listas no restringidas

Una lista es no restringida cuando cualquier usuario tiene permiso para mandar mensajes a la lista.
Listas restringidas

Una lista es restringida si sólo unos pocos usuarios autorizados tienen permiso para enviar mensajes a la lista. Si un usuario no autorizado manda un mensaje a una lista restringida, el mensaje es rebotado al administrador de la lista que puede reenviarlo a la lista (si lo considera oportuno) para su distribución.
Parámetros de configuración de una lista

Los parámetros de configuración de una lista deciden el comportamiento de la misma ante la recepción de mensajes y comandos. Entre los parámetros de configuración de una lista se encuentran la definición de las claves de administración y moderación, la definición de atributos y la restricción de comandos admitidos por la lista.
Programa gestor de listas de distribución de correo

El programa encargado de gestionar las listas de distribución, recibiendo mensajes para ser distribuídos entre los suscriptores de la lista o comandos para realizar alguna acción sobre la lista (hacer suscripciones, obtener información, etc.). En esta documentación el programa gestor es Majordomo, pero existen otros programas gestores de listas de distribución que pueden ser usados por otras organizaciones para mantener sus propias listas de distribución. Cada programa gestor de listas tiene sus propios comandos y características, por lo que un comando que funciona en Majordomo puede no hacerlo en LISTSERV, para solventar este problema podemos hacer uso de un programa como LWGate el cual permite interactuar con listas de distribución mantenidas por los siguientes gestores de listas: Majordomo, LISTSERV, ListProcessor, SmartList, y esto sin conocer los comandos específicos de cada gestor de listas.
Suscriptor de una lista de correo

Una persona que recibe los mensajes de correo enviados a la lista por estar suscrito a ella.
Usuario de una lista

La persona que manda mensajes a la lista <lista>@org.es para ser distribuidos entre sus suscriptores o que manda comandos a listserv@org.es para solicitar suscribirse a la lista, pedir información, etc. Siempre que un usuario manda un comando obtiene una respuesta vía e-mail en su buzón de correo, indicándole el éxito o fracaso de su acción. Para mandar mensajes a una lista no hay por que estar suscrito a ella.

3. Manejo de listas de correo de Majordomo para usuarios

El índice que se ofrece a continuación permite acceder al tutorial que sobre uso de listas de correo se ofrece a los usuarios de Majordomo. La liga "¿Qué puede hacerse con una lista de correo de Majordomo?" y todo lo que cuelga de ella muestra con ejemplos cómo se crean los mensajes que se mandan a Majordomo.

NOTA: los ejemplos que aparecen utilizan un servidor de listas real, concretamente el de la Universidad de Murcia, como tal hay que tener en cuenta que la dirección del servidor de listas que se usa en los ejemplos para enviar los comandos es majordomo@fcu.um.es (la dirección real de este servidor). Para operar con cualquier otro servidor de listas de Majordomo de otra organización, bastará con sustituir majordomo@fcu.um.es por la dirección real del servidor de listas de la organización.

Resumen
Campos de un mensaje a tener en cuenta
¿Qué puede hacer un usuario normal con una lista de correo de Majordomo?
Mensajes de notificación recibidos por los usuarios

Resumen

Majordomo es un programa gestor de listas de distribución de correo. Para cada lista Majordomo distingue, al menos, dos tipos de usuarios: el usuario normal y el administrador de la lista.

Un usuario normal de correo electrónico interactúa con Majordomo enviando mensajes de correo electrónico a una de sus listas o a la dirección especial listserv@org.es. Los mensajes enviados a una lista (p. ej. ayuda@org.es) deben contener en su cuerpo texto que será distribuído entre los componentes de la lista. Los mensajes enviados a listserv@org.es deben contener en su cuerpo comandos que serán interpretados y ejecutados por Majordomo. Para determinadas listas (dependiendo de sus atributos y de los comandos que admita) los comandos enviados por un usuario normal no tendrán efecto y devolverán un mensaje de error al usuario que generó la petición, si el comando ha tenido éxito también se notificará al usuario.

Campos de un mensaje de correo a tener en cuenta

Los campos de un mensaje de correo en que debemos fijarnos a la hora de trabajar con listas de distribución son:

¿Qué puede hacer un usuario normal con una lista de correo de Majordomo?

Se presentan a continuación, con ejemplos, todas las acciones que pueden efectuarse sobre una lista de correo de Majordomo. Determinadas acciones (comandos) no podrán realizarse (ejecutarse) sobre determinadas listas (esto dependerá de los atributos y comandos aceptados por la lista); cuando un usuario no esté autorizado a realizar una determinada acción sobre una determinada lista Majordomo le devolverá un mensaje informándole del error. Para averiguar qué comandos soporta una lista de correo use el comando info. En cualquier caso todas las respuestas de Majordomo consistirán en un mensaje de correo electrónico devuelto a la dirección del usuario que mandó el comando.

Para entender la descripción de los comandos hay que tener en cuenta que:

los elementos contenidos dentro de corchetes ([]) son opcionales. Cuando los emplee, no incluya los corchetes.
Los elementos incluídos entre los símbolos menor y mayor , como por ejemplo <dirección>, son meta-símbolos que deben ser reemplazados por el texto apropiado, sin los símbolos antes indicados. Asi, por ejemplo, donde se indica <su dirección> debe ser reemplazado por su dirección de correo electrónico, o donde se indica <lista> por el nombre real de la lista.

NOTA: Para ilustrar los ejemplos hemos supuesto una lista ficticia recetas_cocina@fcu.um.es y el servidor de listas de correo de Majordomo de la Universidad de Murcia con dirección majordomo@fcu.um.es. Para trabajar con listas reales bastará sustituír recetas_cocina@fcu.um.es por una dirección de lista válida y majordomo@fcu.um.es por la dirección del servidor de Majordomo que mantenga la lista. Para los comandos que pueden generar una respuesta de Majordomo informando de algún error se proporciona una liga adicional.

Enviar un mensaje a una lista de correo para su distribución (ejemplo,mensajes de error )
No hay que utilizar ningún comando, sólo mandar el mensaje a la dirección <lista>@org.es. Es conveniente introducir un breve comentario sobre el objeto de nuestro mensaje en el campo Subjetct: del mismo. Así mismo es conveniente poner nuestra "firma" al final del cuerpo del mensaje.

Averiguar cuáles son las listas de correo mantenidas en una organización(ejemplo)
Comando: lists
Quien mande este comando a listserv@org.es, Majordomo le devolverá un mensaje con una lista de las listas (valga la redundancia) disponibles en la organización "org". El comando lists siempre debería poder usarse, nunca debería estar deshabilitado.

Obtener información sobre una lista de correo (ejemplo)
Comando: info <lista>
A quien manda este comando a listserv@org.es, Majordomo le devolverá un mensaje con información sobre la lista solicitada (tema que trata, objetivo de la lista, comandos aceptados, etc.). Todas las listas de una organización deberían aceptar este comando, que nunca debería estar deshabilitado.

Suscribir una persona a una lista de correo (ejemplo,mensajes de error)
Comando: subscribe <lista> [<dirección>]Suscribe a la lista citada al usuario cuya dirección es la indicada (debe proporcionarse la dirección completa) o al usuario que manda el mensaje si no se cita dirección alguna.

Desuscribir una persona de una lista de correo (ejemplo,mensajes de error)
Comando: unsubscribe <lista> [<dirección>]Borra de la lista citada al usuario cuya dirección es la indicada (debe proporcionarse la dirección completa) o al usuario que manda el mensaje si no se cita dirección alguna.

Averiguar qué personas están suscritas a una lista de correo (ejemplo,mensajes de error)
Comando: who <lista>A quien manda este comando a listserv@org.es, Majordomo le devolverá un mensaje con una lista de las personas (direcciones de correo) suscritas a la lista citada.

Averiguar a qué listas de correo está suscrita una persona (ejemplo,mensajes de error)
Comando: which [<direccion>]
A quien manda este comando a listserv@org.es, Majordomo le devolverá un mensaje indicándole a qué listas está subscrito la persona que manda el comando (si no se cita dirección) o a qué listas está suscrito el usuario cuya dirección se cita.

Averiguar qué archivos son mantenidos por una lista de correo (ejemplo, mensajes de error)
Comando: index <lista>
Si la lista referenciada mantiene archivos, cuando enviamos este comando a listserv@org.es, Majordomo nos devuelve un mensaje con una lista de los archivos de texto mantenidos por la lista y que se pueden recuperar mediante le comando get.

Obtener un archivo de una lista de correo (ejemplo,mensajes de error)
Comando: get <lista> <nombrefichero>Si la lista referenciada mantiene archivos, cuando enviamos este comando a listserv@org.es, Majordomo nos devuelve un mensaje en cuyo contenido se incluye el texto del archivo solicitado.

Obtener ayuda sobre uso de los comandos de Majordomo (ejemplo)
Comando: ayuda o help
Cuando mandamos este comando a listserv@org.es, Majordomo nos devuelve un mensaje sobre uso de los comandos que soporta. Esta misma información la envía en inglés si el comando que mandamos a listserv@org.es es help. Los comandos ayuda y help siempre deberían poder usarse, nunca deberían estar deshabilitados.

Confirmar solicitudes de suscripción a una lista (ejemplo)
Cuando un usuario recibe un mensaje de Majordomo solicitándole que confirme o deniegue su suscripción a una lista de correo. El usuario puede hacer dos cosas:

Confirmar la suscripción respondiendo a Majordomo con un mensaje de correo que contenga una línea con la autorización para efectuar la suscripción. La línea en cuestión debe contener el código de autorización para esa suscripción en particular.
Denegar la suscripción no respondiendo a la solicitud

Mensajes de notificación recibidos por los usuarios

(NOTA: en esta documentación se supone que los mensajes recibidos por los usuarios han sido traducidos al castellano, si esto no fuera así se obtendrían mensajes similares en inglés).

Majordomo se comunica con los usuarios y con el administrador a través de mensajes de correo. Cada vez que un usuario normal envía un comando a listserv@org.es para realizar algún tipo de operación sobre una lista concreta, Majordomo le devuelve un mensaje, con el "Subject: Respuesta de Majordomo", informándole del resultado de la operación:

Si se escribe mal el comando se informa de ello al usuario y se le proporciona ayuda sobre uso de Majordomo.
Si la lista tiene el comando deshabilitado se le informa de ello.
Si la lista no tiene el comando deshabilitado el cuerpo del mensaje contiene el resultado de la ejecución del comando.
Si un usuario intenta una suscripción a una lista con la caracterísitica de confirmación de suscripción, independientemente que ésta sea abierta, cerrada o auto, Majordomo devuelve dos mensajes: uno al que solicitó la suscripción con "Subject: Respuesta de Majordomo" informándole que su solicitud ha de ser confirmada por el usuario al que pretende suscribir y otro al usuario que se pretende suscribir con "Subject: Confirmación para subscribe <usuario>"preguntándole si de verdad quiere suscribirse.
Si un usuario intenta una suscripción no permitida a una lista cerrada o abierta, Majordomo le devuelve una "Respuesta de Majordomo" informándole que su petición ha sido redirigida al administrador. Si la suscripción está permitida Majordomo envía dos mensajes, uno al usuario que ha solicitado la suscripción con el resultado exitoso del comando subscribe y otro mensaje al usuario suscrito con un texto de bienvenida (con el Subject: Bienvenido a la lista <lista>) en el que se incluye la ayuda sobre uso de Majordomo.
Si un usuario intenta una desuscripción no permitida a una lista cerrada o abierta, Majordomo le devuelve una "Respuesta de Majordomo" informándole que su petición ha sido redirigida al administrador. Si la desuscripción está permitida Majordomo le envía un mensaje con el resultado exitoso del comando unsubscribe. A diferencia de una suscripción, una desuscripción no genera un aviso para el usuario desuscrito.
Si el usuario manda un mensaje a una lista restringida para la que no está autorizado, Majordomo no le hace llegar ningún mensaje avisándole de que su mensaje ha sido rebotado al administrador.
Si el usuario manda un mensaje a una lista moderada, Majordomo no le hace llegar ningún mensaje avisándole de que su mensaje ha sido rebotado al moderador para su supervisión.

4. Manejo de listas de correo de Majordomo para los administradores de las listas

NOTA: los ejemplos que aparecen utilizan un servidor de listas real, concretamente el de la Universidad de Murcia, como tal hay que tener en cuenta que la dirección del servidor de listas que se usa en los ejemplos para enviar los comandos es majordomo@fcu.um.es (la dirección real de este servidor). Para operar con cualquier otro servidor de listas de Majordomo de otra organización, bastará con sustituir majordomo@fcu.um.es por la dirección real del servidor de listas de la organización.

Resumen
Parámetros de configuración de una lista
Aprobar/desaprobar suscripciones/desuscripciones a listas abiertas o cerradas
Gestionar listas moderadas
Gestionar listas restringidas
Reconfiguración de una lista de correo
Mensajes de notificación recibidos por los administradores de las listas

Resumen de las tareas de administración de una lista

Majordomo es un programa gestor de listas de distribución de correo . Para cada lista Majordomo distingue dos tipos de usuarios: el usuario normal y el administrador de la lista.

El administrador de la lista envía comandos a la dirección listserv@org.es. Los comandos que envía efectúan diversas tareas administrativas que un usuario normal, por los propios atributos de la lista, no puede llevar a acabo. El administrador de la lista también se encarga de responder a las preguntas y/o quejas que le planteen los usuarios y de recibir los mensajes de Majordomo que le informan sobre el resultado de los comandos enviados por el administrador o por los usuarios a la lista.

Una lista de distribución requiere del administrador de la misma una serie de atenciones que pueden resumirse en las siguientes:

Responder a las cuestiones que los usuarios de la lista le planteen sobre el funcionamiento de la misma
Informar a los usuarios sobre procedimientos incorrectos de los mismos a la hora de interactuar con la lista. Cuando detecte por parte de algún usuario un manejo incorrecto de los comandos enviados a la lista se lo hará saber mediante el mensaje oportuno. Cuando considere que la información es de interés general mandará la explicación a la lista misma (dirección <lista>@org.es)
Informar a los suscriptores de la lista de cualquier acontecimiento que modifique las características de la lista y que afecte al manejo de los usuarios con la lista. Cuando se prevea algún cambio en las características de la lista (por ejemplo, pasa de ser moderada a restringida), se avisará con la antelación suficiente a todos los suscriptores de la lista (dirección <lista>@org.es)
Advertir al administrador de Majordomo de cualquier anomalía que pueda detectarse sobre el funcionamiento de la lista y que el administrador de la lista no sepa resolver
Leer los avisos que Majordomo envía al administrador de la lista, y que le informan de acciones significativas efectuadas sobre ella por él mismo o por otros usuarios (suscripciones, desuscripciones, intentos fallidos de enviar un mensaje, etc.)
Si la lista es moderada leer y decidir aprobar o no aprobar los mensajes que son enviados a la lista
Si la lista es restringida leer y decidir reenviar o no reenviar los mensajes enviados por usuarios no autorizados
Si la lista es cerrada aprobar/desaprobar solicitudes de suscripción/desuscripción de los usuarios que soliciten suscribirse/desuscribirse a/de la lista
Si la lista es abierta aprobar/desaprobar solicitudes de suscripción/desuscripción de usuarios que intenten suscribir/desuscribir a otros usuarios distintos a él mismo de la lista
Reconfigurar la lista, cambiando alguno de sus atributos cuando las circustancias lo requieran

Las tareas de moderación, gestión de listas restringidas, gestión de listas cerradas o abiertas y reconfiguración, las comentamos a continuación, de todas ellas se ofrecen ejemplos. El administrador lleva a cabo estas tareas según le van llegando mensajes rebotados desde listas moderadas o restringidas o solicitudes de suscripción/desuscripción a listas abiertas o cerradas, para cada tarea se proporciona una liga a los mensajes de aviso que Majordomo puede enviar al administrador de una lista para facilitarle su tarea.

Parámetros de configuración de una lista

Cualquier lista de correo de Majordomo tiene asociado un fichero de configuración en el que se determina cuáles van a ser los atributos de la lista otorgando valores a una serie de parámetros. Este archivo es creado por el administrador de Majordomo cuando crea la lista. Posteriormente el administrador de la lista puede cambiar el valor de los parámetros (y por tanto los atributos de la lista) mediante el envío de mensajes de correo electrónico (ver "Reconfiguración de una lista de correo"). Los parámetros más importantes que un administrador debe tener en cuenta a la hora de reconfigurar una lista son:

description = <descripción de la lista>
Una línea con una descripción breve de la lista.

Ejemplo: description = Foro sobre recetas de cocina y temas relacionados
admin_passwd = <clave de administración de la lista>
La clave utilizada por el administrador de la lista para efectuar tareas tales como aprobar/desaprobar suscripciones/desuscripciones y reconfigurar la lista. Esta clave debe ser conocida sólo por el administrador de la lista. Todas las listas deben tener una clave de administración.

Ejemplo: admin_passwd = x12yHb
moderate = <no/yes>
Permite decidir si la lista va a ser moderada (moderate = yes) o no (moderate = no). Todas las listas moderadas tendrán obligatoriamente un moderador y una clave de moderación.
moderator = <dirección de correo del moderador de la lista>
Si la lista es moderada este parámetro informa a Majordomo de la dirección de correo a la que hay que desviar los mensajes enviados a la lista . Esta dirección de correo puede ser un alias.

Ejemplo: moderator = arguinano@org.es
approve_passwd = <clave de moderación>
La clave utilizada por el moderador de la lista para gestionar listas moderadas. Esta clave debe ser conocida sólo por el moderador de la lista.

Ejemplo: approve_passwd = gh19Kn
restrict_post = <archivo de usuarios permitidos>
Path completo de acceso al archivo de usuarios permitidos. Este archivo recoge las direcciones de correo (una en cada línea) de los usuarios a los que les está permitido enviar mensajes a una lista restringida. La inicialización de este parámetro otorga automáticamente el atributo de lista restringida a la lista en cuestión. El archivo debe residir en la máquina donde está corriendo Majordomo. El administrador de una lista restringida informará al administrador de Majordomo de los cambios que desea se efectúen sobre las direcciones de este archivo.

Ejemplo: restrict_post = /opt/majordom/listas/recetas_cocina.perm
subscribe_policy = <open/closed/auto> y unsubscribe_policy = <open/closed/auto>
Estos dos parámetros permiten definir una lista abierta (open), cerrada (closed) o auto (auto) a la hora de admitir suscripciones o desuscripciones a/de la lista. Normalmete el valor de subscribe_policy coincidirá con el de unsubscribe_policy, pero no tiene por qué. subscribe_policy admite, además, un segundo valor opcional (+confirm), que fuerza la confirmación de la suscripción por parte del solicitante.

Ejemplos:
subscribe_policy = open+confirm unsubscribe_policy = open
El +confirm hace que Majordomo tras recibir la solicitud de suscripción devuelva un mensaje a la persona que se quiere suscribir obligándole a confirmar su suscripción.
*_access = <open/closed/list>
Los parámetros que terminan en _access: index_access, get_access, info_access, which_access, y who_access, deciden los comandos que la lista va a admitir y por parte de qué usuarios. Los valores que un parámetro de este tipo puede tener son:

open = cualquier usuario puede usar el comando
closed = ningún usuario puede usar el comando
list = sólo los miembros de la lista están autorizados a usar el comando

A continuación explicamos las operaciones asocidas a cada parámetro:

index_access: qué usuarios van a poder hacer uso del comando index get_access: qué usuarios van a poder hacer uso del comando get info_access: qué usuarios van a poder hacer uso del comando info which_access: qué usuarios van a poder hacer uso del comando which who_access: qué usuarios van a poder hacer uso del comando whoLos parámetros relacionados deberán tener valores coherentes, por ejemplo index_access y get_access deberían tener el mismo valor para una misma lista. El parámetro info_access debería ser siempre open, o lo que es lo mismo, para cualquier lista siempre debería poder obtenerse un mensaje con información sobre la misma.

Ejemplos:
index_access = list get_access = list info_access = open which_access = closed who_access = closed
reply_to = <dirección de correo>
Cuando algún usuario responde (hace un reply) a un mensaje recibido a través de la lista, la respuesta se envía a la dirección puesta en este parámetro. La mayoría de las veces la dirección que se usa es la dirección de la lista, de esta forma se consigue que las respuestas a mensajes de la lista se redirijan a la propia lista y no al usuario que generó el mensaje. Si se deja en blanco la respuesta se envía por defecto a la dirección del remitente original, no a la lista.

El resto de parámetros de configuración de una lista tiene menos importancia y no se cambian a menudo, siendo los valores que toman por defecto adecuados para la mayoría de las listas. En cualquier caso el archivo de configuración de cada lista incluye texto explicando del significado y posibles valores de todos y cada uno de los parámetros.

Aprobar/desaprobar suscripciones/desuscripciones a listas abiertas o cerradas
(Ejemplo,mensajes de error)

Cuando un usuario intenta suscribir/desuscribir a otro usuario a una lista abierta o cuando intenta suscribirse/desuscribirse a sí mismo a/de una lista cerrada, Majordomo lo impide, enviando al usuario que solicitó la suscripción/desuscripción un mensaje informándole que su petición ha sido redirigida al administrador de la lista para su aprobación. El administrador de la lista tiene dos alternativas:

Desestimar la solicitud de suscripción/desuscripción, no efectuando ninguna acción adicional (salvo, si lo considera oportuno, mandar un mensaje, con los motivos que le impulsan a desestimar la solicitud, al usuario que la originó)
Aprobar la solicitud de suscripción/desuscripción, para lo cual tiene que enviar un mensaje a listserv@org.es en cuyo cuerpo incluya el siguiente comando:

approve <clave administración> subscribe/unsubscribe <lista> <usuario>
donde <clave administración> es la clave de administración de la lista en cuestión, subscribe y unsubscribe son mutuamente excluyentes, <lista> es el nombre de la lista (sin @org.es) y <usuario> es la dirección de correo electrónico completa del usuario a suscribir/desuscribir.

Gestionar listas moderadas (Ejemplo,mensajes de error)

Cuando un usuario envía un mensaje a una lista moderada sin que en el cuerpo del mensaje aparezca la clave de moderación, la distribución no se lleva a cabo, en su lugar el mensaje es reenviado al moderador de la lista.El moderador de la lista tiene dos alternativas:

Si tras supervisar el mensaje considera que no debe ser distribuído entre los suscriptores de la lista moderada no realiza acción adicional alguna (salvo, si lo considera oportuno, mandar un mensaje con los motivos que le impulsan a no reexpedir el mensaje, al usuario que lo originó).
Si considera que el mensaje debe ser distribuído entre los suscriptores de la lista moderada, debe elaborar un mensaje en el que la primera línea del cuerpo incluya el comado:

Approved: <clave de moderación>
donde <clave de moderación> se sustituye por la clave de moderación de la lista en cuestión.
A continuación debe incluír el cuerpo del mensaje original indicando claramente los datos que identifican al emisor original del mensaje (esto puede hacerse fácilmente mediante un "Forward"). Una vez completado el cuerpo del mensaje, éste debe enviarse a la dirección <lista>@org.es de la lista moderada para su distribución definitiva entre los suscriptores.

Gestionar listas restringidas (Ejemplo,mensajes de error)

Cuando un usuario no autorizado manda un mensaje a una lista restringida, Majordomo lo impide, enviando al usuario en cuestión un mensaje informándole que su mensaje ha sido redirigido al adminsitrador de la lista. El administrador de la lista tiene dos alternativas:

No efectuar acción adicional alguna (con lo que el mensaje no se distribuye entre los suscriptores, si quiere puede enviar un mensaje explicando sus motivos al usuario que originó el mensaje)
Reenviar el mensaje a la lista para su distribución . Esto debe hacerse mediante un Forward, de forma que quede claramente identificado el emisor original del mensaje. Observe que en este tipo de listas no hace falta una clave para reenviar el mensaje, pero en cambio sí es requisito que la dirección de correo del administrador esté incluída en el archivo de usuarios permitidos.

Cualquier cambio que el administrador de la lista dese efectuar sobre las direcciones del archivo de usuarios permitidos deberá ser notificada al administrador de Majordomo mediante un mensaje de correo.

Reconfiguración de una lista de correo (Ejemplo, mensajes de error)

El administrador de una lista de correo puede cambiar la configuración de la lista (cambio de claves, atributos, comandos admitidos, etc.) a través de mensajes de correo electrónico, sin que el administrador de la lista tenga por qué tener cuenta en la máquina donde reside Majordomo. Para ello debe proceder de la siguiente manera:

Obtener el archivo de configuración actual de la lista enviando un mensaje de correo a listserv@org.es en cuya primera línea de su cuerpo aparezca el literal:

config <lista> <clave de administración>

Majordomo devolverá un mensaje al administrador de la lista con el texto de configuración de la lista <lista>
Editar el mensaje recibido para ajustar los parámetros de configuración a las nuevas necesidades de la lista. Para un resumen de lo que estos parámetros quieren decir ver "Parámetros de configuración de una lista".
Reenviar el texto de configuración en un mensaje de correo a listserv@org.es. Para que los cambios surtan efecto, antes del texto de la nueva configuración de la lista debe aparecer el literal:
newconfig <lista> <clave administración>
a continuación debe ir el texto completo de la nueva configuración. La última línea del mensaje debe ser el literal EOFNOTA: antes de reenviar el mensaje es muy conveniente deshabilitar la opción "Wrap long lines" o similar de nuestro agente de correo (Eudora, Netscape, ...), de esta forma evitaremos que Majordomo rechace la nueva configuración por encontrar líneas cortadas en el nuevo archivo de configuración.

Mensajes enviados al administrador de una lista por Majordomo

Si los usuarios envían a la lista comandos mal escritos, deshabilitados o comandos cuya acción no es significativa para el adminsitrador de la lista, Majordomo no envía ningún mensaje al administrador de la lista.
Si un usuario logra suscribirse a una lista, Majordomo envía un mensaje al administrador de la lista con el Subject: Suscripción a <lista>, informándole de que un nuevo suscriptor ha sido incorporado a la lista.
Si un usuario logra desuscribirse de una lista, Majordomo envía un mensaje al administrador de la lista con el Subject: Baja de <lista>, informándole de que un suscriptor se ha dado de baja en la lista.
Si un usuario intenta suscribirse a una lista cerrada o intenta suscribir a una lista abierta a otro usuario distinto de él mismo, Majordomo lo impide y envía un mensaje con Subject: Solicitud de suscripción a <lista> al administrador de la lista. Este mensaje contiene instrucciones sobre como suscribir al usuario a la lista solicitada.
Si un usuario intenta desuscribirse de una lista cerrada o intenta desuscribir de una lista abierta a otro usuario distinto de él mismo, Majordomo lo impide y envía un mensaje con Subject: Solicitud de baja de <lista> al administrador de la lista. Este mensaje contiene instrucciones sobre como dar de baja al usuario de la lista solicitada.
Si un usuario no autorizado manda un mensaje a una lista restringida, Majordomo no lo distribuye entre los suscriptores y envía un mensaje al administrador de la lista con Subject: Mensaje rebotado desde <lista> (lista restringida). Usuario no autorizado: [Nombre y dirección del usuario que mandó el mensaje original]. En el cuerpo del mensaje aparece el mensaje rebotado.
Si un usuario manda un mensaje a una lista moderada sin que en el cuerpo del mensaje aparezca la clave de moderación, Majordomo no lo distribuye entre los suscriptores y manda un mensaje al moderador de la lista con Subject: Mensaje rebotado desde <lista> (lista moderada). Aprobacion del mensaje requerida. En el cuerpo del mensaje aparece el mensaje rebotado.
Si el administrador de la lista no incluye la clave de administración correcta al enviar algún comando que lo requiera Majordomo le devuelve un mensaje con Subject: Respuesta de Majordomo y en el cuerpo el literal "Clave incorrecta"
Si el administrador de la lista logra ejecutar un comando administrativo sobre la lista, Majordomo le devuelve una respuesta con el resultado de la ejecución del comando.