RedIRIS - Servicio Correo Electrónico RedIRIS - Normas de estilo en el correo electronico

Introduccio Capcaleres Missatges no ASCII Pensar en el destinatari Uuencode Longitud de les linies Caracters espanyols Respondre Signatures Mida dels missatges Altres consells

Introducció

Aquest document intenta oferir una sèrie de recomenacions bàsiques a l'hora d'enviar i rebre correu electrònic. Acceptar aquestes senzilles normes li garantirà l'èxit en l'intercanvi de correu electrònic amb la resta d'usuaris d'Internet.

Capçaleres dels missatges

Les capçaleres dels missatges ofereixen informació al receptor d'un missatge sobre qui l'envia. Mereixen una especial atenció les següents indicacions:

La capçalera "From" és la principal; serveix perquè els receptors puguin saber qui és l'emisor del missatge. Els formats de la capçalera "From" són:

(1) From: Nom Cognoms
(2) From: login@direccio (El_teu_nom Els_teus_cognoms)
El format (1) és el més recomenat i habitual. És molt aconsellable que la part "direccio" sigui el més curta i indicativa possible, és a dir, entre la direcció usuari@polite.fis.uab.es y usuari@uab.es la segona és preferible.

És COMPLETAMENT il·legal col·locar caràcters no ASCII a la part "login" i/o "direccio" de la capçalera "From".
És correcte i legal (RFC-2047) però actualment poc recomenable col·locar caràcters no ASCII en la descripció de "Nom Cognoms".
La col·locació de caràcters no ASCII en el camp "From" o en el "Subject" pot ocasionar problemes deguts a:
- Estafetes intermèdies (MTAs) obsoletes o mal configurades que no segueixin les normes (RFC-2047)
- Clients de correu (UAs) que no implementin de forma correcta les especificacions (RFC-2047).
IMPORTANT: Si es decideix utilizar caràcters no ASCII en alguna de les capçaleres d'un missatge MAI S'HAN DE LOCALIZAR ENTRE " " (cometes).

Enviament de missatges no ASCII

Abans d'enviar missatges cal assegurar-se que es té ben configurat el client de correu; per a fer-ho cal revisar:

La configuració MIME.
Que no s'introdueixen formats estranys
Que no s'adjunten automàticament arxius estranys.

Per a fer una prova podeu enviar un missatge a: echo@rediris.es que li contestarà tal com ho veuríeu amb el vostre UA. El destinatari pot tenir altres problemes.

Pensar en el destinatari del missatge

Abans d'enviar un missatge no n'hi ha prou de meditar i repassar la gramàtica del contingut sinó que cal pensar en el destinatari o els destinataris, cas d'una llista de distribució. És a dir, no inclogueu arxius adjunts (attachments) si no teniu la seguretat que el receptor els podrà visualitzar.

Cal tenir en compte que no tots els usuaris utilitzen el mateix client (programa) de correu electrònic ni el mateix sistema operatiu.

Per tant no utilizeu formats o codificacions propis en els missatges sinó els compatibles d'Internet, sobre tot els formats i codificacions estàndard MIME.

Intenteu NO enviar missatges adjunts binaris (gif, jpeg, zip, etc.) a llistes de distribució; Internet ofereix un altre tipus d'aplicacions per a intercanviar informació d'aquest estil.

Es aconsellable posar-se en contacte amb el destinatari abans d'enviar un missatge que no sigui text, per exemple, si desitgem enviar un arxiu Word hauríem de preguntar-li una cosa així:

   "Et vull enviar un text escrit en Word 6 o 
    superior i codificat amb  MIME. ¿Et va bé?"

Caldrà desactivar qualsevulga opció que per defecte envïi els missatges en format HTML tal i com implementen alguns paquets de correu electrònic.

Uuencode

Uuencode no és un estàndard i per tant no és compatible. S'ha d'utilitzar codificació base64 tal com indiquen els estàndars MIME.

Moltes estafetes de correu malmeten missatges amb formats uuencode. Existeix un ampli ventall de codificadors i decodificadors UUENCODE, inclús variants per a PC, VMS i UNIX i no tots compatibles.

En cas que desitgeu enviar missatges en format uuencode el més raonable és que primer es posi en contacte amb el destinatari per a preguntar-li si és capaç de decodificar-lo (aquesta pràctica hauria de ser habitual amb altres formats).

PER SUPOSAT, A LLISTES DE DISTRIBUCIÓ NO S'HA D'ENVIAR missatges EN format UUENCODE.

Longitud de les línies dels missatges

Cal configurar les línies dels missatges a menys de 80 columnes, 75 és un valor acceptable. Aquest tema depèn de diversos factors que cal ajustar: resolució de la pantalla (píxels horitzontals), mida de la letra, mida de la finestra i configuració del client de correu electrònic.

Els clients de correu electrònic que tinguin l'opció de formatejar les línies d'un missatge en llegir-los i/o enviar-los seria interesant definir-lo a 75 per a donar una mica de marge a altres paquets de correu utilitzats pels destinataris dels seus missatges.

Si el text no es reorganiza i visualitza línies molt llargues (que sobresurten per la part dreta de la pantalla) pot ser a causa que el vostre programa de correu electrònic és obsolet o dolent, i no té capacitat per a reorganitzar el text; però també és possible que es pugui modificar alguna opció de la configuració per a que realitzi l'adaptació.

L'opció més sensata i que no comporta gaire esforç és formatejar el missatge a mà.

Enviament de caràcters espanyols

Sempre que sigui possible cal enviar els missatges amb caràcters espanyols en el cos. Això permetrà expressar-nos de forma correcta i amb sentit.

Per a fer-ho és recomenable utilitzar missatges de text amb caràcters especials castellans del tipus de codificació MIME "Quoted-Printable". S'ha de configurar el client de correu electrònic d'aquesta forma, així per exemple:

Netscape -> Mail & News Preference -> Composition -> Send and Post = MIME Compliant (Quoted Printable)

Eudora -> Tools -> Options -> "Sending Mail" ->Activar(x) "May use Quoted-Printable"

És recomenable NO usar transferències codificades en 8 bits ja que es poden trobar problemes a l'hora de travessar altres estafetes de correu a Intenet i obtenir errors com ara:


.... while talking to cc-server9.massey.ac.nz.:
>>> DATA
<<< 554 8bit smtp extension not supported
554 ... Service unavailable

Respondre correu

Abans de contestar a un missatge personal o a través d'una llista cal tenir en compte els següents punts:

La cita completa del missatge anterior que està replicant és totalmente INNECESÀRIA, només s'ha de citar allò que es vol contestar i que sigui imprescindible per a entendre el context del missatge.
És molt recomenable tenir deshabilitada la incorporació automàtica del text original i incorporar el que es vulgui citar amb Copy+Paste. Per fer aquesta deshabilitació:
- Netscape Mail --> Options -> Mail and News Preferences -> Composition -> "Automatically quote original message ...." -> No
- Eudora --> botó Reply -> CTRL+A
En foros de discusió és necesari explicitar a qui es contesta, sobre quin tema, i en quin moment de la conversa. Tenir en compte que, de vegades, la Xarxa pot produir males jugades i ocasionar retrassos en l'entrega de missatges, tot alterant la seqüència de recepció.
Abans de respondre un missatge de forma visceral, és convenient fer una pausa i deixar-ho per un altre moment.

Signatures automàtiques

És interesant la incorporació de signatures automàtiques amb informació addicional. Les firmes han de ser el més concises possible; més de 5 línies comencen a ser excessives. Per descomptat, les signatures no han de ser arxius annexos ni contenir publicitat ni altra informació de caràcter publicitari.

És molt interessant que en la signatura la primera línia sigui "--" (dos guions); són caràcters entesos per molts servidors automàtics (servidors de llistes, etc.) como el començament de la signatura. Així, per exemple, un signatura podria ser:


--
	Margarida Julivert
	Responsable de Comunicacions
	VIA-FORA, SL

Mida dels missatges

S'ha de tenir cura amb la mida dels missatges. Incloure llargs arxius Word, Postscript o programes pot fer el seu missatge tan llarg que tingui problemes de recepció, així com consum de recursos innecesaris al receptor del missatge.

Les aplicacions Internet s'han de conèixer i usar cada una amb la finalitat amb què foren dissenyades. El correu electrònic ha de ser usat amb mides de missatges moderades, ja que per a mides grans és més útil usar FTP.

Altres consells

Escriure en lletra majúscula en un missatge de correu electrònic és l'equivalent a aixecar la veu i parlar a crits.
Cal utilizar símbols per a emfatitzar paraules o frases. Es pot utilizar els símbols "*" i "_" per a dir *això és molt important* o per a _remarcar això altre_.
Cal utilitzar smileys per a indicar el to de veu. Però s'han d'usar amb mesura.
S'ha d'omplir el camp Subject amb una frase curta i descriptiva del contingut del missatge.